Отдел канцелярии

I. Общее положение
1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением Бухарского государственного медицинского института.
2. Канцелярия подчиняется непосредственно Ректору института
4. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом Ректора
5. В своей деятельности канцелярия руководствуется:
1. Уставом института
2. Настоящим положением Кабмина РУз
II. Структура
1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает Ректор исходя из нормативных документов
III. Задачи
1.Обеспечение единого порядка документационного обеспечения инситута.
2. Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
3.Организация делопроизводства в институте
IV. Функции
1. Ведение делопроизводства в институте
2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
3. Контроль за сроками исполнения документов и за их правильным оформлением.
4. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
5. Формирование дел и их сдача на хранение.
6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства
8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
9. Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
10. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использованию информации, содержащейся в ней.
11. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий
12. Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
13. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
14. Выполнение копировальных и множительных работ.

V. Права
1. Канцелярия имеет право:
1.1. Давать указания структурным подразделениям института по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.
1.2. Требовать и получать от структурных подразделений института материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.
1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.
1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.
2. Заведующий канцелярией также вправе:
2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
1. Со всеми подразделениями института - по вопросам:
- ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению.

VII. Ответственность
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций.
2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.3. Сохранность принятых в работу документов.
2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины.
2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности.
2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии.
2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.

©2018г Бухарский государственный медицинский институт имени Абу али ибн Сина. Все  права защищены.Все материалы на этом  веб-сайте защищены авторским правом и другими правами в том числе законодательством Республики Узбекистан. В случае пользовании сайтом Бухарского государственного медицинского института внести приложение в сайт считается обязательным .