يتولى قطاع حفظ الوثائق التعليمية توثيق جميع إجراءات التقييم طوال فترة دراسة الطالب، وفقًا لشروط التقويم الأكاديمي.
يشرف على إدارة قاعدة البيانات الإلكترونية ويحميها من التغييرات غير المصرح بها.
يضمن تشكيل وحفظ إنجازات التعليم.
يصدر للطلاب جميع أنواع الوثائق (شهادات، نسخ من سجل الدرجات، وغيرها) في صيغة ورقية.
يحدد الفارق الأكاديمي أو الديون الأكاديمية.
يحرر وثائق الإجازات الأكاديمية، الاستعادة وإعادة القيد.
يمنح الشهادات الأكاديمية وشهادات الإنجاز للطلاب الذين درسوا ضمن برامج التنقل الأكاديمي.
يراقب صحة المعلومات في قاعدة بيانات الطلاب ويحدث نظام المعلومات بانتظام.
يستقبل الإشعارات الواردة من الأقسام ويضمن تنفيذها.
بالنسبة للطلاب المتغيبين عن الدروس، يدرس سبب الغياب بمشاركة الموجهين والمشرفين، ويصدر تصاريح لإعادة الامتحان.